Pengertian
Invitation Letter adalah permintaan formal untuk
individu kehadiran atau hadir untuk acara, makan malam, perayaan atau
kesempatan formal. Surat undangan sering didistribusikan untuk pernikahan,
upacara pensiun, wisuda perayaan, ulang tahun, pesta ulang tahun dan galas
formal di masyarakat berupa surat yang dikirim dari pengirim kepada penerima
surat.
Jenis Invitation
Letter
·
Formal Invitation
Letter
Jenis Invitation letter ini adalah surat undangan yang
digunakan untuk kegiatan resmi. Invitation Letter ini mempunyai format baku
yang harus kita gunakan saat membuat surat undangan ini. Beberapa contoh Formal
Invitation Letter atau Surat undangan resmi yaitu: Surat undangan pernikahan,
Surat undangan wisuda, dan banyak lagi jenis undangan resmi yang ada disekitar
kita.
·
Informal Invitation
Letter
Berbeda dengan formal invitation letter yang digunakan
dalam konteks formal atau resmi, informal invitation letter digunakan dalam
kegiatan yang tidak resmi. Tidak jarang surat undangan ini hanya disampaikan
melalui pesan singkat atau memo singkat kepada penerima. Beberapa contoh
informal invitation letter adalah: Undangan Pesta, Undangan ulang tahun,
undangan makan malam dan beberapa undangan tidak resmi lainnya.
Bagian-Bagian
Invitation Letter
1.
Invitee, siapa individu atau organisasi yang akan diundang
dalam acara anda.
2.
Occasion, kegiatan yang akan dilaksanakan dalam undangan.
3.
Date, hari dan tanggal kegiatan.
4.
Time, waktu pelaksanaan kegiatan.
5.
Place , tempat Kegiatan.
6.
Inviter, siapa yang mengundang.
Cara Menulis Formal
Invitation Letter
1.
Buat Kop surat
Kop surat adalah bagian penting untuk menunjukkan
organisasi yang mengirimkan surat, dalam kop surat tersebut berisi data lengkap
organisasi anda seperti nama, nomor, alamat, kode pos, dsb.
2.
Tulis alamat pengirim
Alamat pengirim adalah hal yang wajib ditulis setelah
kop surat, karena kepada alamat ini nanti penerima surat bisa mengirim RSVP
mereka.
3.
Tulis tanggal
pengiriman
Setelah menulis alamat, pastikan anda menulis tanggal
pengiriman untuk memastikan kapan anda mengirim surat tersebut, dan untuk
mempermudah administrasi.
4.
Tulis nama serta
alamat penerima
Menulis nama dan alamat penerima adalah hal yang
sangat penting untuk memastikan siapa yang menerima surat secara jelas, dan
untuk menghindari orang lain dengan nama yang sama untuk menerima surat
tersebut.
5.
Tambahkan salam
Awali surat anda dengan salam untuk menunjukkan rasa
hormat anda kepada penerima, contoh: Dear Sir/Madam, atau bisa juga dengan
menyebut nama langsung, Dear Nico Robin
6.
Tulis isi surat
Surat undangan formal harus diawali dengan kalimat
seperti:
·
We’re pleased to have you in our event.
·
Our organization will be venerated to
welcome you as a guest in our event.
·
It would be our pleasure if you could
come to our event.
·
We would be glad if you could come to
our event.
Menulis kalimat seperti diatas menunjukkan rasa hormat
dan rasa senang untuk mengundang seseorang ke acara kita, setelah menuliskan
kalimat diatas, tuliskan lebih rinci tentang kepentingan anda dan acara anda.
Dalam paragraf kedua anda harus memperlihatkan bahwa
anda adalah tuan rumah dari kegiatan tersebut. Dan menunjukkan harapan anda
untuk kedatangan penerima surat yang anda undang.
7.
Tuliskan penutup dan
beri tanda tangan
Tunjukkan rasa terima kasih anda terhadap penerima
agar mereka merasa terhormat dan mempertimbangkan undangan anda, tuliskan jika
anda sangat berharap penerima surat ini datang ke acara anda.
Contoh Formal
Invitation Letter
Solo, July 22, 2021
To: Edina Rasty
We want to share the joy and blessed moment of our
marriage with you.
We write the invitation to invite all of you to come
and joy with us at our wedding reception.
Please come on:
Date: August 30, 2021
Place: Astore Hotel, Jalan Mawar No. 15
Time: 19.00 PM – end
It’s a blessing for us if you are there and pray for
our new life.
Thank you for your attention
My sincere greeting,
Jingga and Senja
SOAL
LATIHAN
a. Nomor soal : 1 - 5
1. What is the text above?
| a. Announcement | b.Invitation | c. Advertisement | d. Personal letter |
32. Whose party is it?
| a. Marie | b. Devoe | c. Kim | d. Maries |
2. Whose party is it?
| a. Marie | b. Devoe | c. Kim | d. Maries |
3. When will the party be held?
| a. at Devoe Road | b. at 6.30 p.m | c. on march 13 | d. at the second house |
4. Regret only : Marie Salinger 238-1722 or e-mail
the word above tell us that we should ....
a. give information if we cannot come
b. give information if we can come
c. ask information how to come to the place
d. contact Marie Salinger before we come
5. Our house is at the second house on the right.
The underlined word refers to...
a. Marie's family
b. Kim's family
c. Devoe's family
d. Salinger's family
B.Nomor soal : 6 - 10
To : All teachers
I want you attend in our meeting discussions.
On Wednesday, November 25th, 2015
At 9 p.m. - 12 p.m.
In the Teachers room
We will discuss about the preparation for the national examination this year.
Achmad Sanusi,
Principal
6 | What is the text above? |
| a. Announcement | b. Invitation | c. Advertisement | d. Personal letter |
7 | Who write the letter? |
| a. A. Sanusi | b. All teachers | c. A teacher | d. Teachers room |
8 | Whom is invited by principal? |
| a. A. Sanusi | b. All teachers | c. A teacher | d. Teachers room |
9 | What invitation is it? |
| a. Wedding | b. Graduation | c. Meeting | d. Anniversary |
10 | What time will the meeting be held? |
| a. In teachers room | b. On Wednesday | c.On Nov 25th, 2015 | d. At 9 a.m
Thanks |
